اسکنر یک دستگاه الکترونیکی است که برای تبدیل اسناد چاپی یا تصاویر به فرمت دیجیتال به کار می رود. این دستگاه با استفاده از اشعه لیزری یا سیستم های نوری دیگر، تصاویر و متن موجود در اسناد را اسکن کرده و آن ها را به فرمت های مختلفی از جمله PDF یا تصاویر JPEG تبدیل می کند. اسکنر ها اغلب در ادارات، شرکت ها و منازل برای ایجاد نسخه های دیجیتال اسناد کاغذی، ذخیره سازی اطلاعات مهم و اشتراک گذاری اسناد با دیگران به کار می روند.
همچنین، اسکنر ها به دلیل قابلیت تشخیص متون به صورت خودکار (OCR) اجازه می دهند تا متن های اسکن شده را جستجو و ویرایش کنید. با پیشرفت فناوری، اسکنر های مختلفی با ویژگی ها و کاربرد های متنوع در بازار موجود هستند، از جمله اسکنر های پرتابل که قابلیت اسکن در مکان های مختلف را دارند و اسکنر های تخصصی برای اسناد گرافیکی یا عکس های با کیفیت بالا. این دستگاه ها به بهبود بهره وری و دسترسی به اطلاعات به صورت دیجیتال کمک می کنند و در حال حاضر جزء ابزار های ضروری در محیط های کاری و تحصیلی محسوب می شوند.
انواع اسکنر ها
اسکنر ها عمدتا به دو دسته تخت و بایگانی تقصیم می شوند که در این مقاله به صورت کامل عملکرد و ویژگی های اسکنر های بایگانی را برای شما توضیح خواهیم داد.
اسکنر های بایگانی چیست
سکنرهای بایگانی (Document Scanners) نوعی اسکنر هستند که به منظور اسکن و ذخیره سازی اسناد به صورت دقیق و سریع طراحی شده اند. این اسکنر ها معمولاً در محیط های کاری و اداری مورد استفاده قرار می گیرند و امکاناتی خاص دارند که آن ها را از اسکنر های عادی متمایز می کند. ویژگی های مهم اسکنر های بایگانی عبارتند از:
1 سرعت بالا : اسکنر های بایگانی توانایی اسکن سریع اسناد را دارند، به طوری که می توانند تعداد زیادی از اسناد را در زمان کمی اسکن کنند.
2: ADF (Automatic Document Feeder) این اسکنر ها دارای مکانیزم تغذیه خودکار اسناد هستند که به شما امکان اسکن چندین صفحه از یکجا را می دهند، بدون نیاز به دستی کردن هر صفحه.
3 تشخیص دو روی اسناد : بسیاری از اسکنر های بایگانی قادر به تشخیص دو روی اسناد (دورو) هستند و می توانند هر دو طرف یک برگه را همزمان اسکن کنند.
4 پشتیبانی از اسناد بزرگتر : این اسکنر ها اغلب امکان اسکن اسناد بزرگتر از حداکثر اندازه معمول مثلاً (A4) را دارند.
5 دقت بالا : اسکنر های بایگانی دارای وضوح و دقت بالا هستند که مناسب برای اسناد مهم و حرفه ای می باشد.
6 قابلیت تشخیص متن : بسیاری از این اسکنر ها دارای قابلیت تشخیص متن (OCR) هستند که به شما امکان تبدیل متن اسناد اسکن شده به متن قابل ویرایش را می دهند.
7 امکان اتصال به شبکه : برخی اسکنر های بایگانی امکان اتصال به شبکه را دارند تا به چندین کاربر اجازه دسترسی به آن برای اسکن اسناد بدهند.
اسکنر های بایگانی به عنوان ابزاری مهم در مراکز اداری، کتابخانه‌ها، شرکت ها و سازمان ها استفاده می شوند تا اسناد رسمی، پرونده ها، و اطلاعات مهم را به صورت دقیق و قابل مدیریت ذخیره کنند و عملکرد موثرتر و بهبود فرآیند های کاری را ایجاد کنند.
.
مکان های استفاده اسکنر های بایگانی اسناد
اسکنر های بایگانی اسناد به عنوان ابزاری مفید در مکان های مختلف مورد استفاده قرار می گیرند. برخی از مکان های اصلی استفاده از اسکنر های بایگانی عبارتند از:
1 ادارات و سازمان ها : در محیط های اداری، اسکنر های بایگانی اسناد برای اسکن و مدیریت اسناد رسمی و مهم مانند قرارداد ها، فاکتور ها، گواهی‌نامه ها و پرونده های کاری به کار می روند.
2 کتابخانه ها : کتابخانه ها از اسکنر های بایگانی برای اسکن کتب، مجلات، و اسناد تاریخی به منظور ایجاد کتابخانه های دیجیتال و دسترسی به منابع الکترونیکی استفاده می کنند.
3 شرکت ها و شرکت های حقوقی : شرکت ها و دفاتر حقوقی از اسکنر های بایگانی برای مدیریت پرونده های مشتریان، سند‌نامه های حقوقی، و اسناد قانونی استفاده می کنند.
4 صنعت و تولید : در صنایع مختلف مانند خودروسازی، مهندسی، و تولید، اسکنر های بایگانی برای اسکن نقشه ها، مستندات فنی، و پروژه های مرتبط با تولید استفاده می شوند.
5 مراکز آموزشی : در دانشگاه ها و مدارس، اسکنر های بایگانی برای ایجاد منابع آموزشی دیجیتالی و تبدیل کتاب ها و جزوات به فرمت های الکترونیکی به کار می روند.
ویژگی های اسکنر های بایگانی
اسکنر های تخت یک سری ویژگی ها و مشخصات مشترک دارند که آنها را به ابزار مناسبی برای اسکن اسناد و تصاویر تبدیل کرده اند. برخی از ویژگی ها عبارتند از :
1 اسکن کاغذ تا ابعاد A3 :
اسکنر های حرفه ای بایگانی میتوانند تاسایز a3 را در سینی خود جا و اسکن کنند.
2 وضوح بالا :
اسکنر های بایگانی دارای وضوح بالا هستند که به شما امکان اسکن تصاویر با کیفیت و دقت بالا را می دهد.
3 قابلیت اسکن رنگی :
بیشتر اسکنر های بایگانی قادر به اسکن تصاویر به رنگ هستند، از جمله تصاویر سیاه و سفید و تصاویر رنگی.
4 تغذیه خودکار :
برخی از اسکنر های بایگانی دارای مکانیزم تغذیه خودکار (ADF) نیز هستند که به شما امکان اسکن چندین صفحه از یکجا را می دهد.
5 دارای سرعت بالای اسکن :
اسکنر های بایگانی عمدتا از سرعت بالایی از اسکن کردن بر خورد دار هستند.
6 نرم افزار اسکن :
همراه با اکثر اسکنر های بایگانی، نرم افزار اسکنی که امکان کنترل اسکن و ویرایش تصاویر را فراهم می کند، عرضه می شود.
7 اسکن هم زمان چند برگ :
برخی از اسکنر های بایگانی میتوانند چندین برگ را هم زمان اسکن کنند.
8 قابلیت اسکن دورو :
اسکنر های حرفه ای بایگانی دارای قابلیت اسکن دورو هستند که به شما امکان اسکن هر دو طرف یک برگه را در یک عمل اسکن می دهند.
همچنین، اسکنر های تخت ممکن است ویژگی ها و توانایی های اضافی مانند تنظیمات اتوماتیک تصحیح تصویر و انتخاب فرمت ذخیره سازی متنوع داشته باشند که به کاربران امکانات بیشتری را ارائه می دهند.
نرم افزار ها و فرمت خروجی
اسکنر های بایگانی اسناد معمولاً همراه با نرم افزار های مربوطه عرضه می شوند که به کاربران امکان کنترل اسکن و ویرایش تصاویر را می دهند. برخی از نرم افزار های معروف اسکنر های تخت عبارتند از:
: Epson Scan 1 این نرم افزار معمولاً با اسکنر های اپسون همراه می آید و امکانات گسترده ای برای تنظیمات اسکن و ویرایش تصاویر فراهم می کند.
2 : HP Scan اسکنر های اچ پی از این نرم افزار برای اسکن تصاویر و اسناد بهره می برند و امکاناتی برای تنظیمات متنوع ارائه می دهد.
3 : Canon Scan Utility این نرم افزار به کاربران اسکنر های کانن امکان کنترل اسکن و تنظیمات مختلف را می‌دهد.
4 Adobe Acrobat برخی از اسکنر ها می توانند تصاویر را به فرمت PDF اسکن کنند و برای ویرایش و مدیریت اسناد PDF، نرم افزار Adobe Acrobat کاربرد دارد.
5 : ABBYY FineReader این نرم افزار یکی از معروف ترین نرم افزار های OCR (تشخیص متن) است و به شما امکان تبدیل متن اسکن شده به متن قابل ویرایش را می دهد.
6 : VueScan این نرم افزار مستقل از تولید کننده اسکنر به عنوان یک نرم افزار دیگر معرفی می شود که از اسکنر های مختلف پشتیبانی می کند و امکانات گسترده ای برای کنترل اسکن ارائه می دهد.
فرمت خروجی اسکن ها معمولاً به انتخاب کاربر بستگی دارد و می توانید تنظیمات مربوط به فرمت را در نرم افزار اسکنر خود تغییر دهید. برخی از فرمت های معمولی شامل :
: PDF (Portable Document Format) 1 برای اسناد چند صفحه و اسناد قابل چاپ.
: JPEG (Joint Photographic Experts Group) 2 برای تصاویر و عکس ها.
: TIFF (Tagged Image File Format) 3 برای تصاویر با کیفیت بالا و بدون از دست دادن اطلاعات.
: PNG (Portable Network Graphics) 4 برای تصاویر با زمینه شفاف.
: TXT (Plain Text) 5 برای متن خام بدون تصویر یا قالب بندی.
کاربر می تواند فرمت خروجی را بر اساس نیاز خود انتخاب کرده و تنظیمات مربوط به آن را در نرم افزار اسکنر تعیین کند.
تعمیر اسکنر تخت
تعمیر اسکنر بایگانی معمولاً به مجموعه ای از فعالیت ها و اقدامات تعمیری اطلاق می شود که به منظور بهبود و بازیابی عملکرد اسکنر انجام می شود. این فرایند شامل تشخیص و رفع مشکلات فنی ممکن است که موجب کاهش کیفیت اسکن یا قطع شدن عملکرد آن شده باشد. تعمیر اسکنر ممکن است شامل تمیزکاری صفحه شیشه ای، تعویض قطعات معیوب، به روز رسانی نرم افزار ها و در ایور ها، و انجام تست های کارکردی باشد. این اقدامات به عنوان راهی برای ادامه استفاده بهینه از اسکنر و حفظ کیفیت و دقت در اسناد و تصاویر اسکن شده تأکید دارند. در بسیاری از موارد، تعمیرات می تواند توسط تعمیرکاران متخصص یا با راهنمایی تولید کننده اسکنر انجام شود.
شما میتوانید برای تعمیر را موارد بالای اسکنر با بخش خدمات شیراز-راژمان تماس بگیرید تا شما را راهنمایی کنند.
سوالات متداول
سوالات متداول مرتبط با اسکنر های بایگانی عبارتند از:
1 چه تفاوتی بین اسکنر های بایگانی و اسکنر های تخت وجود دارد؟
اسکنر های بایگانی به منظور اسکن و مدیریت اسناد بزرگتر و بیشتر به کار می روند، دارای سرعت بالا، تشخیص دو روی اسناد و قابلیت های مرتبط با مدیریت اسناد هستند، در حالی که اسکنر های تخت به عنوان ابزار چند منظوره تر طراحی شده اند.
2 چگونه از یک اسکنر بایگانی برای مدیریت اسناد استفاده کنم؟
برای استفاده از یک اسکنر بایگانی، اسناد را به دقت در ADF (Automatic Document Feeder) قرار دهید، نرم افزار مربوطه را روی کامپیوتر خود اجرا کنید، تنظیمات مربوط به اسکن را تعیین کنید و دستور اسکن را ارسال کنید.
3 آیا می توانم اسناد دورو را با اسکنر بایگانی اسکن کنم؟
بله، بسیاری از اسکنر های بایگانی امکان اسکن دورو (دو روی برگه) را دارند، اما باید از تنظیمات مربوط به دورو در نرم افزار اسکنر خود استفاده کنید.
4 آیا می توانم از اسکنر بایگانی برای تبدیل اسناد به فرمت متنی استفاده کنم؟
بله، بسیاری از اسکنر های بایگانی دارای قابلیت تشخیص متن (OCR) هستند که به شما امکان تبدیل متن اسناد اسکن شده به متن قابل ویرایش را می دهند.
5 چگونه می توانم از اسکنر بایگانی برای اسکن اسناد بزرگتر از اندازه معمول استفاده کنم؟
برخی از اسکنر های بایگانی دارای ویژگی اسکن پانوراما هستند که به شما امکان اسکن اسناد بزرگتر از اندازه معمول را می دهند.
6 چگونه اسناد اسکن شده را به فرمت های مختلف ذخیره کنم؟
اکثر اسکنر های بایگانی امکان ذخیره اسناد اسکن شده در فرمت های مختلف مانند PDF، JPEG، TIFF و PNG را دارند. از نرم افزار اسکنر یا تنظیمات اسکنر برای انتخاب فرمت مورد نظر استفاده کنید.
7 چگونه می توانم از اسکنر بایگانی در شبکه یا بی سیم استفاده کنم؟
برخی از اسکنر های بایگانی دارای قابلیت اتصال به شبکه یا بی سیم (Wi-Fi) هستند. برای استفاده از این ویژگی، باید اسکنر را به شبکه متصل کنید و از نرم افزارهای مربوطه برای کنترل اسکنر استفاده کنید.
8 آیا می توانم از اسکنر بایگانی به عنوان یک دستگاه تصویری استفاده کنم؟
بله، بسیاری از اسکنر های بایگانی می توانند به عنوان دستگاه تصویری نیز استفاده شوند و به شما امکان اسکن تصاویر و عکس ها را می دهند.
9 چگونه می توانم تعمیرات اسکنر بایگانی را انجام دهم؟
برای تعمیرات اسکنر بایگانی بهتر است به دفترچه راهنمای دستگاه خود و منابع تولید کننده مراجعه کنید یا با پشتیبانی فنی مربوطه تماس بگیرید.
نتیجه
در نتیجه، اسکنر های بایگانی به عنوان ابزار های مهم و حیاتی در محیط های اداری، آموزشی، فرهنگی، و صنعتی شناخته می شوند. این دستگاه ها با ویژگی هایی همچون سرعت بالا، تشخیص دو روی اسناد، قابلیت تبدیل متن (OCR)، و دقت بالا، به کاربران امکان مدیریت و ذخیره سازی اسناد و اطلاعات مهم را می دهند. از مزایای اسکنر های بایگانی می توان به افزایش بهره وری، کاهش نیاز به فضای ذخیره‌سازی فیزیکی، و ایجاد امکان دسترسی سریع به اسناد اشاره کرد.
با توجه به تنوع و قابلیت های اسکنر های بایگانی، این دستگاه ها به مجموعه های داده های تحقیقاتی، مراکز آموزشی، محیط های تجاری، و سازمان های حکومتی کمک می کنند تا فرآیند های کاری خود را بهبود دهند و به سرعت به اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا کنند. این ابزار های قدرتمند تبدیل اسناد فیزیکی به فرمت های دیجیتالی می شوند و نقش اساسی در جهان دیجیتال و مدیریت اطلاعات ایفا می کنند.
برای خرید اسکنر های بایگانی از برند های کداک، کنان، اپسون و... میتوانید از سایت شیراز-راژمان خریداری فرمایید اگر نیاز به مشاوره دارید میتوانید از بخش تماس با ما از بخش فروش ما مشاوره بگیرید.
.
