اصطلاحات "کپی" و" پرینت " به علت تشابه در عملکردشان اغلب همراه با هم استفاده می شوند، که این موضوع ممکن است منجر به سردرگمی در مورد تمایز آنها شود. در حالی که هر دو فرآیند کپی و چاپ شامل تولید نسخه های تکراری از اسناد است، هر کدام به طور قابل توجهی در شیوه کار، برنامه های کاربردی، و نتایج تولید شده متفاوت هستند.
اگر از چاپگر برای مدت معینی استفاده نکنیم، وارد حالت کم مصرف می شود. وقتی پرینتر در حالت کم مصرف قرار می گیرد چاپگر با خاموش کردن نمایشگر و کاهش دمای گرمکن، برق کمتری نسبت به قبل مصرف میکند.
اسکن دورو به صورت اختصار به تکنولوژی اطلاق میشود که در اسکنر های امروزی لحاظ شده است که برای تعداد اسکن برگ بالا طراحی شده اند و کاربر در نهایت کاغذهای خود را به صورت اسکن شده در پلتفرم استفاده شده و بصورت دورو از دستگاه تحویل میگیرد .
خشک شدن هد جوهرافشان یکی از مشکلاتی است که ممکن است در پرینترهای جوهرافشانی رخ دهد و میتواند باعث کاهش کیفیت چاپ و نواقص در تصاویر شود. این مسئله معمولاً به دلیل ترکیبی از عواملی از جمله عدم استفاده مداوم از پرینتر، تغییرات در محیط نگهداری پرینتر، و یا استفاده از جوهر با کیفیت پایین اتفاق میافتد.
در سال 2023، بهترین پرینترهای اداری با قابلیت چاپ تککاره و لیزری رنگی، شامل مدلهایی با سرعت بالا، کیفیت چاپ فوقالعاده، و قابلیتهای هوشمند اتصالپذیری هستند که بهرهوری را افزایش میدهند. در دسته پرینترهای چندکاره، مدلهای جدید با امکاناتی مانند اسکن، کپی، فکس، و اتصال ابری، مطلوبیت زیادی برای محیطهای کاری پویا و مدرن دارند.